Stěhování kanceláře: co naplánovat a v jakém pořadí

Stěhování kanceláře se málokdy zadrhne na stěhovací firmě. Zadrhne se na internetu, který v nové adrese nejde zprovoznit dřív než za tři týdny, na archivu, o kterém nikdo nevěděl, že se musí skartovat, a na tom, že v den D nikdo nemá klíče od nových prostor.

Samotný odvoz je ta jednodušší část a zvládneme ho za jeden den. Všechno ostatní se rozhoduje týdny předtím. Tady je pořadí, ve kterém to funguje.

Počítejte zpátky od data, kdy musíte být venku

První číslo, které potřebujete, není datum stěhování. Je to den, kdy vám končí nájem a musíte staré prostory předat prázdné a uklizené. Od toho si odečtěte rezervu, protože mezi odvozem a předáním se vždycky ukáže, že zůstala plná kuchyňka a dvě skříně, které nikdo nenahlásil.

Druhé číslo je den, kdy musí lidé začít pracovat v novém. Mezi těmi dvěma daty leží celé stěhování a většina firem si je nechá přilepené na sebe. Když mezi ně dostanete aspoň jeden celý den, ušetříte si nervy za všechno ostatní.

Šest týdnů předem: rozhodněte, co pojede dál

Nejdražší část firemního stěhování je stěhování věcí, které v nových prostorách nikdo nerozbalí. Projděte prostory s člověkem, který má právo rozhodnout, a každý kus nábytku zařaďte do jedné ze tří skupin: jede s námi, jde pryč, jde do skladu.

U toho, co jde pryč, se vyplatí rozhodnout hned, protože na odvoz a likvidaci je potřeba zvlášť termín. Řešíme to v rámci vyklízení nemovitostí a dá se to spojit se stěhováním do jednoho dne.

Do skladu obvykle míří věci, které v novém layoutu zatím nemají místo, nebo nábytek z prostor, které se budou rekonstruovat. Pokud nemáte kam, nabízíme skladování a nemusí to být na dlouho.

Ve stejné fázi potřebujete hotový plán, kdo kde v nové kanceláři sedí. Bez něj se kartony nedají označit a všechno se v novém stěhuje ještě podruhé, tentokrát po vlastních lidech.

Internet, telefony a technika se objednávají dřív než stěhováci

Tohle je bod, který položí nejvíc firemních stěhování. Zavedení připojení na novou adresu může u některých operátorů a budov trvat několik týdnů a termín si neurčujete vy. Objednávejte ho jako první věc po podpisu nájmu, dřív než začnete řešit nábytek.

Ke stejnému balíku patří přenos telefonních čísel, tiskárny a jejich zapojení do sítě, a serverovna nebo datový rozvaděč, pokud máte vlastní. Tyhle věci mají jednu společnou vlastnost: pokud nefungují, lidé v nové kanceláři sedí, ale nepracují.

Odpojení a zapojení techniky zařídíme, pokud o to stojíte. Je to věc domluvy stejně jako rozsah celého stěhování, takže se na tom dohodneme dopředu a nemusíte to řešit v den stěhování.

Pokud si techniku odpojuje vaše vlastní IT, naplánujte si to tak, aby byl někdo na obou adresách. Nejčastější zdržení nevzniká tím, že by se technika stěhovala pomalu, ale tím, že na ni v nových prostorách čeká zamčená serverovna a nikdo nemá klíč.

Archiv a dokumenty: co se smí vyhodit a jak

Každá firma, která se stěhuje po pěti a více letech, má ve skříních papíry, u kterých nikdo neví, jestli se musí archivovat. Vyřešte to předem, protože rozhodovat o tom v den stěhování znamená, že se všechno naloží „pro jistotu“.

Projděte dokumenty podle toho, jak dlouho je máte povinnost držet, a zbytek dejte do skartace. Osobní údaje zaměstnanců a klientů se nevyhazují do kontejneru, patří do odborné skartace s potvrzením. Krabice, které jedou dál, označte jako archiv a dejte je na jedno místo, protože se v novém obvykle vybalují poslední.

Značení, které vám v novém ušetří celý den

Firemní stěhování má jednu výhodu proti stěhování bytu. Nová kancelář má plán a místnosti se dají předem pojmenovat. Využijte toho.

Každý karton dostane číslo místnosti nebo jméno člověka, ke kterému patří, a jednu větu o obsahu. Dvě informace na dvou stranách krabice, ne na horním víku, protože krabice stojí na sobě. Vytiskněte na dveře nových místností velké cedule se stejným značením a stěhováci složí krabice tam, kam patří, bez jediného dotazu.

Podrobně jsme systém rozepsali v článku jak správně označit krabice při stěhování. U firem k tomu přidejte jednu věc: seznam, kdo si balí svůj stůl sám a kdo ne. Vlastní věci zaměstnanců jsou nejčastější zdroj zmatku, protože se do nich nikdo cizí nechce hrabat a zůstanou na místě.

Termín: kdy stěhovat, aby firma nestála

Většina firem se stěhuje v pátek odpoledne nebo přes víkend, aby v pondělí fungovaly. Má to logiku, ale počítejte s tím, že pak nemáte žádnou rezervu. Pokud je provoz kritický, lepší je stěhovat ve čtvrtek a pátek nechat jako den na dorovnání.

Ve velkých administrativních budovách navíc neplatí jen váš kalendář. Stěhování se obvykle musí nahlásit správě budovy dopředu, bývá určené nákladní výtah i čas, kdy se smí používat, a je potřeba vyřídit vjezd a parkování. Zjistěte si pravidla hned, jak máte podepsaný nájem, protože dokážou určit celý termín.

Stěhujeme i mimo pracovní dobu. Za víkend ani za svátek si u nás nepřiplácíte, noční stěhování má vlastní sazbu. Termín nastavíme podle toho, kdy vás to nejmíň omezí. Když potřebujete, aby v pondělí ráno všechno fungovalo, řekněte nám to a naplánujeme to zpětně od toho okamžiku.

Jeden člověk u vás, který to řídí

Poslední věc je organizační a rozhoduje o celém dni víc než cokoliv jiného. Určete jednoho člověka, který má na den stěhování telefon, klíče od starých i nových prostor a právo rozhodnout. Ne tři lidi, kteří se navzájem ptají.

Ten člověk má u sebe plán rozmístění, ví, co jde do skladu a co do skartace, a je dostupný na telefonu od začátku do konce. Když na místě vznikne otázka, a vznikne vždycky, odpoví se za minutu místo za hodinu.

Potřebujete přestěhovat kancelář a chcete vědět, kolik lidí a kolik času to bude stát? Napište nám počet pracovních míst, patro a termín, který máte v hlavě, a připravíme vám nezávaznou nabídku na stěhování firem. Stačí vyplnit poptávkový formulář nebo nám zavolat a projdeme to s vámi po telefonu.